مقال: أهمية تحليل الوظائف ومراحلها | تنمية المهارات الوظيفية

 

أهمية تحليل الوظائف  

       تعتبر عملية تحليل الوظائف الخطوة الأولى التى تبنى عليها جميع الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية فى المنظمة ، وكلما أنجزت هذه العملية بطريقة علمية صحيحة وبشكل دقيق ، أدى ذلك إلى سهولة إجراء عملية تقويم الوظائف بمصداقية يعتمد عليها ، وبالتالى ينطبق ذلك على بقية الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية . وتتمثل أهمية تحليل الوظائف فيما يلى :
1. تصميم الوظائف من واقع المعلومات المستقاة من الوصف الوظيفى والمؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة .
2. تحديد المتطلبات الضرورية لشغل الوظائف ( الاختيار ، التعيين ، الترفيه ، النقل ) .
3. تقديم معلومات تفصيلية عما يجب على العاملين عمله في أداء أعمالهم .
4. التدريب والتنمية الإدارية .
5. يعتبر بمثابة الأساس لوضع معدلات عادلة للأجور والرواتب .
6. يعتبر الأساس في تحديد متطلبات الوظيفة والتي على أساسها يمكن قياس أداء الموظف ( تقييم الأداء ) .
7. تعتبر الأساس المباشر الذي تعتمد عليه إدارة الموارد البشرية في تخطيط الموارد البشرية .
8. توضيح ظروف درجة تعرض الأعمال للأخطار ، وبالتالي يساعد تحليل الوظائف الإدارة في إتخاذ الخطوات العلاجية والوقائية ( الأمن الصناعي) .
9. إن المعلومات التي توفرها عملية تحليل الوظائف تستخدمها الإدارة في الآتي :
  أ.  إقامة علاقات أفضل بين العاملين .
ب. توضيح خطوط السلطة والمسئولية .
ج . تقديم دليل للعمل والإجراءات للعاملين في المنظمة .

مراحل تحليل الوظائف 

       من الملاحظ أن هناك إختلافات فى تحديد مراحل وخطوات عملية تحليل الوظائف ، ويعود ذلك إلى إختلاف المدارس والمدخل لعملية تحليل الوظائف ، هناك من يعدد المراحل وفق المزيد من التفاصيل ، ومنهم من يحصر المراحل فى خطوط عريضة ... وهكذا ، وهنا آثرنا أن نجمل كل الخطوات الهامة لعملية تحليل الوظائف فى أربعة مراحل ، هى كالآتى :
1. التخطيط .
2. إختيار طرق تحليل الوظائف .
3. جمع وتحليل البيانات والمعلومات .
4. إعداد الوصف الوظيفى ( إعداد بطاقات الوصف الوظيفى ) .

المرحلة الأولى : التخطيط .  تشتمل هذه المرحلة على الخطوتين ، إعداد خطة العمل  Work plan ، وحصر وتحديد الوظائف :
1. إعداد خطة العمل Work plan .   تحتوي خطة العمل على الآتي : كل الأعمال الواجب القيام بها خلال فترة تحليل وتوصيف الوظائف ، تحديد الأهداف من البيانات ، الطرق والأساليب ، الفترة الزمنية لإنجاز كافة المراحل ، توفير الإمكانات المادية والبشرية لتحقيق الأهداف .
2. حصر وتحديد الوظائف  . يتم حصر وتحديد الوظائف المراد جمع المعلومات عنها ، تعتبر هذه الخطوة هامة للغاية حيث يتم فيها تحديد نوعية وعدد الوظائف ، تتمثل مصادر الحصر في الآتي : الهيكل التنظيمي ، ميزانية الوظائف ، حصر الوظائف ميدانياً عن طريق الزيارات ، ومن فوائد الحصر الوظيفي : تحديد الإخصائيين لتحليل وتوصيف الوظائف ، تحديد الإمكانات المادية اللازمة للتنفيذ ، تحديد المدة الزمنية المطلوبة للدراسة  وعدد الأفراد المطلوبين للقيام بالدراسة ، تحديد المجموعات العامة للوظائف والمجموعات الفرعية 
( الإدارة العليا ، الفنيين ، الوظائف الكتابية ...) .

المرحلة الثانية : إختيار طرق تحليل الوظائف .  في هذه المرحلة يتم إختيار طريقة إسلوب جمع البيانات ، ومصادر المعلومات من (شاغل الوظيفة ، الرئيس المباشر ...) ، وتتمثل طرق تحليل الوظائف فى : أسلوب الإستقصاءات (الاستبيانات)  Questionnaire، المقابلة الشخصية Interview ، الملاحظـة Observation ، الجمع بين أكثر من طريقة ، هناك نواحى فنية هامة تتمثل فى كيفية إختيار الطريقة المناسبة ، أدناه تعريف بأسس إختيار طرق تحليل الوظائف : 
1. ظروف المنظمة البيئية وطبيعة العمل ومدى الدقة المطلوبة والوقت والأمكانات المتاحة ، إذ أن لكل أسلوب مزاياه وعيوبه . 
2. أنواع الوظائف والخبرات السابقة فى توصيف الوظائف والمستوى العلمى والثقافى للعاملين بالمنظمة .

المرحلة الثالثة :  مرحلة جمع وتحليل البيانات والمعلومات .  في هذه المرحلة يتم تجميع البيانات عن الوظائف عن طريق العديد من المصادر ، أهمها الآتي : الموظفين أنفسهم الذين يشغلون الوظائف ( توضيح الواجبات والمسئوليات المتعلقة بوظائفهم ) ، رؤساء الأقسام المختلفة الذين يشرفون مباشرة على الوظائف ، حيث يطلب منهم تقديم آرائهم ومعلوماتهم عن الوظائف التي سيتم تحليلها .

      يتطلب جمع البيانات تصميم النماذج وإعداد السجلات التي توضح مختلف الخطوات التنفيذية لتحليل الوظائف ، بعد جمع البيانات اللازمة عن العمل ، تأتي خطوة تحليل تلك البيانات ومراجعتها وإزالة التضارب واللبس بينها ، ثم يتم تصنيفها في عدد من عوامل التحليل التي يمكن قياسها موضوعياً بغرض الوقوف على طبيعة عمل كل وظيفة من الوظائف ، ومستوى صعوبتها والمسئوليات التي يحملها شاغلها والمؤهلات اللازم توفرها فيه .

المرحلة الرابعة : مرحلة إعداد بطاقات الوصف الوظيفي .  تهدف هذه المرحلة إلى إعداد بطاقات أو نماذج  
وصف الوظيفة من واقع البيانات التي تم تجميعها ومراجعتها وتصنيفها ، تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة البيانات والمعلومات وتحديثها باستمرار ، ويوضح الشكل التالى نموذجاً لبطاقة تحليل الوظيفة .
 الشكل رقم (17) : نموذج بطاقة تحليل الوظيفة
أسم الوظيفة : ................            رقم الوظيفة :   ..........................

الإدارة التابعة لها : ...........   القسم / الشعبة :  ........................
المرتبة الوظيفية : ............   الدرجة :  .............................
بداية راتب الوظيفة : ..........           نهاية راتب الوظيفة :  ..............
المشرف المسئول عن الوظيفة : ...................

أولاً : وصف الواجبات الوظيفية :
1. أهمية الوظيفة في القسم أو المنظمة .
2. الأعمال التي تنفذها يومياً وتحتمها طبيعة العمل اليومي .
3. الأعمال التي تقوم بها من وقت لآخر .
4. عدد  الموظفين الذين ترأسهم . حدود أعمالهم ووظيفة كل منهم .

ثانياً : المجهود الفعلي اللازم لأداء الوظيفة :
1. تحديد بالتقريب بالنسبة المئوية للوقت الذي تقضيه .
    جالساً  .... %  واقفاً ..... %  متنقلاً ....%
2. ما هي الآلات أو المعدات المستخدمة .
3. عدد ساعات العمل على كل آلة .
4. الشروط الفعلية أو البدنية المطلوبة في الشخص الذي يقوم بذلك العمل .
ثالثاً : مسئوليات الوظيفة :
المسئوليات المالية   المسئوليات الفنية   المسئوليات الإدارية 
.....................  ......................   ........................
.....................  ......................   ........................
رابعاً : ظروف العمل :
إضاءة ..............  تهوية ..............   رطوبة .................
حرارة .............  أخطار ...............     مؤثرات أخرى ...........................
عدد ساعات العمل .....................
خامساً : المؤهلات المطلوبة في شاغل الوظيفة :
1. المستوي التعليمي :
2. الخبرات السابقة :
3. المهارات :
4. السمات الشخصية :
5. أخرى :
6. إمكانية هذه الوظيفة للترفيع لوظيفة أخرى :
7. موقف الوظيفة ، والموظف الحالي ، وسنوات خدمته فيها :
التوقيع
        محلل الوظائف