نظم المعلومات الادارية Management-Information-Systems

نظم المعلومات الادارية Management-Information-Systems:

ماهي انظمة المعلومات والهدف منها :

هي أنظمة محوسبة صممت بهدف خدمة المدراء في المنظمة. فهدفها بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية تعمل على مساعدة المؤسسات المختلفة في القيام بأعمالها، وتقوم بعدة وظائف من المساعدة المكتبية والقيام بالمهمات المحاسبية و تنظيم الإجتماعات، كل هذا وأكثر من كل ما قد يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار.

و تعرف ايضا بانها نظم معلومات توفر المعلومات عن الماضي و الحاضر فيما يتعلق بأنشطة المؤسسة لمساعدة الادارة في عملية اتخاذ القرارات. كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية التخفيف من الأعباء، وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على العديد من السلبيات للعمل البشري التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أو عدم وجود الحافز المعنوي اللازم. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الادارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. و لكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على تخلى الاعمال الورقية.

العناصر الاساسية لنظام المعلومات :

وتوفر نظم المعلومات الادارية المعلومات التي تحتاجها المنظامات لادارة نفسها بكفاءة وفعالية، وعادة ما تكون نظم الكمبيوتر المستخدمة في الادارة خمسة عناصر رئيسية وهي :

• الاجهزة .
• البرمجيات .
• البيانات .
• الاجراءات - تصميم وتطوير الوثائق .
• الناس -  الافراد والجماعات والمنظمات .

تخصص نظم معلومات الادارية :
وتعتبر نظم المعلومات الادارية متميزة عن غيرها من نظم المعلومات لانها تستخدم تحليل وتسهيل الانشطة الاستراتيجية والتشغيلية . اكاديميا يستخدم هذا المصطلح لاشارة إلى دراسة كيف يمكن للافراد والجماعات والمنظمات تقييم وتصميم وتنفيذ وادارة واستخدام انظمة وتوليد المعلومات ، وذلك لتحسين الكفاءة وفاعلية الصنع ربما في ذلك نظام يطلق عليه نظم دعم القرار ، النظم الخبيرة ، نظم المعلومات التنفيذية . معظم كليات ادارة الاعمال لديها قسم نظم المعلومات الادارية جنبا إلى جنب مع الادارات من المحاسبة ، التمويل ، والادارة والتسويق .

أهمية نظم المعلومات :
توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات الأسرة). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.
وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.

التقارير التي تصدره نظم المعلومات الادارية :
وتستخدم نظم المعلومات الإدارية في إصدار نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة :
النوع الأول : تقارير دورية Periodic Reports وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة مثل شهر ، سنة إلخ... تحتوي معلومات تفيد في صنع القرار ، مثلا يصدر التقرير الدوري لنظام المعلومات الخاص بإدارة المخزون ليخبرنا أن مخزوننا من الأقلام سينفذ بعد أسبوع إذا بقيت نسبة الإستخدام على ما هي عليه ! يستفيد مدير قسم المخزون من هذه المعلومة بصنع قرار الشراء لمزيد من الأقلام.
النوع الثاني : تقارير خاصة Special Purpose Reports هي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ ، أو معلومات عن أي موضوع يصدره التقرير الدوري لكن المستخدم بحاجته قبل وقته.

الهدف الاساسي من نظم المعلومات الادارية :
الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية و ذلك بتحليل المعلومات و البيانات التي تمتلكها الشركة او المؤسسة او المنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح ايضى والتي تستفيد من هذا ايضى بتحليل البيانات و الوصول إلى قرارات مدعمة و اقرب ما يكون للأفضل . الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب, فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسئول بصورة دقيقة, باستخدام الحاسب الآلي أو حتى باستخدام نظم يدوية ولكنها دقيقة بصورة كافية.

المميزات :
وفيما يلي بعض من الفوائد التي يمكن أن تتحقق لأنواع مختلفة من نظم المعلومات الإدارية: 1- إعطاء صورة عامة عن الشركة والقيام بدور الاتصال وأداة للتخطيط. 2- توافر بيانات العملاء وردود فعل يمكن أن تساعد الشركة على مواءمة إجراءات الأعمال لديها وفقا لاحتياجات العملاء. يمكن للإدارة الفعالة للبيانات العملاء تساعد الشركة على أداء أنشطة التسويق والترويج المباشر. 3- يمكن إدارة نظم المعلومات تساعد الشركة اكتساب ميزة تنافسية. ميزة تنافسية هو قدرة الشركة على القيام بشيء أفضل وأسرع وأرخص، أو فريد، بالمقارنة مع الشركات المنافسة في السوق.

مراحل نظم المعلومات الإدارية :
ابتداء من جمع البيانات، وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

• الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.
• حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
• التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
• الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.
• الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.
• توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يخفف من الأعباء، والمصاريف المالية على الموظفين، ويتغلب على العديد من سلبيات العمل البشري الذي قد يتسبب بها الملل من العمل والأخطاء البشرية الروتينيه أو عدم وجود الحوافز المعنوية اللازمة. كما تساعد على تضخيم حجم المؤسسات. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الإدارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. ولكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على التخلص من المستندات الورقية.

البرامج والشروط الواجب توافرها للعمل في مجال نظام المعلومات :

• التعامل مع أحد البرامج المخصصه للبرمجه مثل : Visual Fox Pro - Dotnet - SQL - ACCESS - oracle - CrystalReport
• احترافيه التعامل مع مجموع برامج Microsoft Office مثل Word - Excel - Power point - Access - Outlook -InfoPath
• اجاده التعامل مع برامج المراقبه مثل : camtasia - Keylogger - WINPATROL - Process Explorer
• اجاده النعامل مع برامج الشبكات مثل : Veronisoft IP Monitor - Network Watcher - Network Defense
• اجاده التعامل مع برامج عامه كبرامج الفيروسات وضغط الملفات ومعالجه الصور والنصوص
• كما يجب أن يكون لديه القدرة في التعامل مع الاجهزه التي ترفق بالكمبيوتر مثل Printers - Scanners - Faxes - Cameras - Data Show - Photocopier - Screening machine metals - Wi-Fi devices - Satelite devices وكذا التعامل مع برامجها وتطويرها إذ لزم الامر.

الاسماء الاخرى لتخصص نظم المعلومات الادارية فى الكليات :
ويظهر تخصص نظم المعلومات بأسماء مختلفة وتحت كليات مختلفة فيكون أحياناً
في كلية إدارة الأعمال Business school ويظهر باسم نظم المعلومات الإدارية Management information systems - وهنا يدمج بين مواد علم الحاسب وإدارة الأعمال
ويظهر أحياناً تحت كلية علوم الحاسب والمعلومات باسم information systems Computer ويركز على الجوانب الفنية والبرامج أكثر من التركيز على الجوانب الإدارية وعموماً ليس هناك ثبات على اسم البرنامج ولكن يعتمد هذا على الخيره للفرد وكفاءه إدارته والتعامل مع كل ما سبق.

المجالات التي يمكن أن يعمل فيها خريج قسم نظم المعلومات الادارية :
خريج قسم نظم المعلومات الادارية يستطيع العمل في الوظائف التالية :

• محلل نظم Systems Analyst
• مدير مركز الحاسب Computer Center Manager
• مطور أعمال Business Developer
• دعم النظم والدعم الفني Support systems and technical support
• خدمات المستخدمين User Services
• تطوير وتسويق نظم المعلومات Development and marketing of information systems
• إدارة وصيانة نظم المعلومات Management and maintenance of information systems
• إدارة البيانات Data Management
• اختبار ومراجعة أنظمة المعلومات Test and review the information systems
• إدارة وتطوير نظم الأعمال المعتمدة على التقنية Management and development of technology-based business systems
• تشغيل أنظمة المعلومات Operation of information systems
• نظم الجودة في أنظمة المعلومات Quality Systems in Information Systems
• إدارة الشبكات Network Management