مقال: مفهوم الوقت و أهميته في الإدارة | التحكم بالوقت

مفهوم الوقت وأهميته في الإدارة

الوقت هو الحياة وهو أغلى وأندر مورد إنساني وتنظيمي، اهتمت به الإدارة منذ نشأتها كعلم وحتى الآن، حيث ترى أن الاستخدام الفعال والملائم للوقت يفسر الفرق بين الإنجاز والفشل.

الوقت رأس مال غير قابل للتجديد أو الإحلال فلا توجد وسيلة لإيقاف دوران الوقت أو لاسترجاعه، ومن ثم يجب استثماره لا إنفاقه.

الهدف المزدوج لإدارة الوقت لا جدوى من العمل غير المنتج الذي يؤدي لهدر الوقت والجهد دون نتائج إيجابية. هدف إدارة الوقت هو العمل المتوازن المركز الذي يؤدي للأداء الفعال وتجنب الاحتراق البدني والنفسي.

معنى الإدارة الفعالة للوقت تعني إدارة الحياة، وكل نشاط إنساني، إذا أدير بفعالية حقق المرجو منه.

مسئولية الفرد الشخصية لإدارة وقته فما لم يقتنع الإنسان بجدوى تلك الإدارة انطلاقاً من إدراكه لقيمة وقته الذي هو حياته، فلن ينفع معه شيء.

تطوير الوعي بأهمية الاستخدام الفعال للوقت حيث يتطلب النجاح في تبني أي برنامج لإدارة الوقت تنمية الإحساس الفردي بقيمة وأهمية وحتمية الاستخدام الفعال للوقت كسبيل للنجاح الشخصي والأسري والمهني.

تحديد أسباب الفشل في الاستخدام الفعال للوقت لنجاح إدارتنا الفعالة لوقتنا، ينبغي التعرف على الأسباب التي أدت إلى استخدامنا الحالي غير فعال.

الاستخدام الحالي لوقت العمل فعند التعرف على استخدامنا الحالي لوقت العمل، وما يؤدي لهدر جانب كبير منه، يمكن تجنب ذلك الهدر.

تطوير حالة ذهنية موائمة للالتزام بإدارة الوقت فلدى غالبية الناس من السمات ما يمكنهم من الإدارة الفعالة لوقتهم. والمشكلة هي عدم المثابرة، حيث تتطلب الإدارة الاستمرارية وبذل الجهد والإيجابية في تقدير الذات.

مضيعات الوقت ”سوء الإدارة والتنظيم“ وغالباً ما تنجم مشكلة الإدارة في المنظمة من سوء الإدارة والتنظيم في العديد من المجالات مثل عدم الكفاءة، عدم التفويض عدم ترتيب المكتب...

المركزية الشديدة فالمركزية الشديدة تركز سلطة اتخاذ القرار في المستويات الرئاسية العليا، والنتيجة المترتبة على ذلك هدر الوقت في تداول المعاملات في مختلف مستويات المنظمة دون داعٍ. وهذا يعني الافتقار للإدارة الفعّالة للوقت.

كثرة الأعمال الورقية وهي تؤدي إلى البيروقراطية والهدر في الوقت والجهد والمال وعدم تحقيق نتائج أو إضافة للعمل التنظيمي.

الأزمات فالأزمة تشتت الجهود وتصرف الاهتمام عن المهام ذات الأولوية حتى يتم مواجهة الأزمة. وينبغي التنبؤ بالأزمات وعمل سيناريوهات للتعامل العلمي معها وإدارتها إذا وقعت.

 الافتقار لمهارات الاتصال ويترتب على ذلك ضياع الوقت لتصحيح الأوضاع الخاطئة الناجمة عن قلة أو انعدام أو عدم فعالية الاتصال.

كثرة الاجتماعات أو سوء الإعداد لها أو هما معاً وكثيرون يشعر بأن الاجتماعات من أهم مضيعات الوقت وأنه لا جدوى من ورائها. ويرجع السبب الرئيسي في ذلك لعدم اتباع الأسلوب العلمي في الإعداد والتنفيذ والمتابعة للاجتماعات.

كثرة المقاطعات كالزوّار والزملاء والهاتف فإذا لم يتم السيطرة على المقاطعات بحزم ولباقة، ضاعت معظم أيامنا في المنظمة بدون إنتاج حقيقي.

التأجيل أو التسويف وهو من لصوص الوقت ومدمر للإنتاجية، ويجب عدم السماح به والحزم في مواجهته.

إستراتيجيات إدارة الوقت وأولها تحديد أهداف واضحة لإدارة الوقت. فوجود أهداف واضحة أساس للأداء الفعّال. ويتطلب النجاح الشخصي والمهني تحديد مانبتغيه ووضع أهداف محددة وواقعية وقابلة للتنفيذ تعظم قدراتنا ولاتستنزف طاقتنا.

استخدام إستراتيجيات صحيحة لتحقيق الأهداف فتحديد أهداف واضحة للإدارة الفعّالة للوقت والالتزام بالتغيير في اتجاه تلك الإدارة يمهد الطريق نحو تحديد الاستراتيجيات الملائمة للوصول لتلك الأهداف.

استخدام الأساليب العلمية في تحليل الوقت وإن مبدأ تحليل الوقت شرط سابق لإدارته، والاحتفاظ بسجل يومي لتسجيل الأنشطة والزمن الذي تستغرقه بوحدات زمنية تتراوح مابين (15-30) دقيقة لمدة لا تقل عن أسبوعين أمر ضروري كأساس للتحليل.

تحديد الأولويات ويجب عمل نظام للأوليات بالنسبة لمهام العمل التي يجب إنجازها ومراعاة أنواع الأولويات لتحقيق نوع من التوازن والنجاح المهني والشخصي.

استخدام الأساليب العلمية في تنظيم العمل فاستخدام مفكرة للتخطيط طويل المدى، وتنظيم الأنشطة وتنظيم المكتب ومساعدة المرؤوسين على تنظيم أنفسهم، كلها وسائل تساعد في تنظيم العمل ومن ثم توفير الوقت.

تحديد المهارات الضرورية للأداء الفعّال إذ يؤدي الافتقار لمهارات الأداء الفعّال إلى ضياع الوقت والجهد في التجربة والخطأ. أما تعلم الأداء الصحيح والفعّال يؤدي للإنجاز في وقت ملائم.

استخدام أساليب التفويض الفعّال للتفويض أهمية استراتيجية في فن إدارة وقت المديرين، فهو يحرر وقتهم الثمين للتفكير والتخطيط بدلاً من ضياعه في أنشطة تفصيلية لا تضيف شيئاً للإنجاز بل تكون على حساب الأهداف الحقيقية المرجوة.

استخدام الأساليب العلمية في التعامل مع الأزمات فالتخطيط الفعّال قبل كل شيء يمنع جانباً كبيراً من الأزمات، ويسمح بالإدارة الفعّالة لها في حال وقوعها.