مقال: بناء الهيكل الوظيفي | تنمية المهارات الوظيفية

لقد تعددت التفسيرات لمفهوم تصميم العمل أو تصميم الوظائف ولكنها أتحدت جميعها في الهدف الذي تجرى من أجله هذه العملية المهمة في مسيرة المنظمات ، حيث أن الهدف الرئيسي يكمن في توفير مستوى أعلى في الكفاءة الأنتاجية للمنظمة لاستمرار عطائها بشكل متميز ، وزيادة قدرتها على المنافسة مع بقية المنظمات ، إضافة الى توفير أقصى درجات الترابط الوظيفي بين العاملين ووظائفهم وبشكل أمثل .

يقصد بتصميم العمل هو مجموعة الإجراءات التي يتم ترتيبها وتنظيمها في الوظيفة لكي تحقق أعلى مستوى من التلائم ما بين العاملين وأعمالهم أو وظائفهم وبما يحقق التوافق والتلائم الفعال بتحسين ظروف العمل الذي يؤدي الى كفاءة الأنتاج وتقصير الزمن لتحقيق أهداف المنظمة ، ويأتي تصميم العمل من منطلق أن كل عمل أو وظيفة يحتوي على أكثر من طريقة أو أسلوب للأداء ، وتختلف هذه الطرق فيما بينها من خلال أختلاف جودتها .

إضافة الى ذلك يتم عند تصميم أي وظيفة تحديد ما يمكن أن يتحمله العاملين فيها من المسؤوليات والألتزامات ، كما يتم تحديد أساليب العمل والتقنية الضرورية والمستلزمات الضرورية في أداء هذه الوظيفة .

تستند عملية تصميم العمل على العديد من المؤشرات وتعتبرها كأساس يتم على إثره دراسة الحالة الوظيفية وتقنية تصميمها ومنها :

1- رفع الكفاءة الأنتاجية .

2- زيادة القدرة التنافسية .

3- رفع مستوى العلاقة الوظيفة مع غيرها من الوظائف في المنظمة .

4- رفع مستوى أداء العاملين وزيادة ولائهم للمنظمة .

5- رفع مستوى الجودة .

وغيرها من المؤشرات التي تجتمع كلها لأجل تحقيق أهداف المنظمة ، وهذا يعني أن تصميم العمل يهدف على العمل على تصحيح كل التصرفات والسلوكيات والإجراءات المسببة في تأخر العمل وتخلفه .

كما يقصد بتصميم العمل هو الطريقة التي يتم فيها إجراء أقصى التنسيق بين امتيازات ومواصفات الوظيفة الحالية والمؤهلات المطلوبة في العاملين المرشحين لها بشكل يوفرالرضا للعاملين ويقدم الدعم لتحقيق أهداف المنظمة ، مع الأخذ بنظر الأعتبار إن أحد أهم أسس النجاح في المنظمة هو كيفية الأستثمار الأقصى لمهارات العاملين ، إضافة الى تحقيق تعلقهم بوظائفهم وأعمالهم مع حصولهم على جميع الأمتيازات والحوافز التي تأتي نتيجة هذه العلاقة الترابطية.

إن من أهم العوامل التي تراعى عند تصميم العمل :

1- تحقيق أهداف المنظمة : وذلك من ناحية مراعاة أهداف المنظمة عند أجراء أي خطوة تصميمية بالعمل حيث يجب أن تتم عملية التصميم دون أن تؤثر على مستوى الوظيفة وليس على حساب درجة نشاطها بإعتبارها جزء من وسائل تحقيق أهداف المنظمة .

2- تحقيق رضا العاملين : وتعني حالة توافق العاملين وشعورهم بالراحة بأتجاه التصميم الذي أجريت عليه وظائفهم ، لأنه لم يكن بالشكل الذي يضغط على حرياتهم الشخصية ، لذلك فالتصميم الجيد للوظيفة يعمل على تشجيع العاملين على حسن الأداء بالشكل الذي يلائم طموحهم ويحقق رغباتهم .

3- الأستغلال الأمثل للتكنولوجيا المتوفرة : وتعني عملية تصميم العمل بالشكل الذي يمكن فيه الأستثمار الأقصى للتكنولوجيا المتوفرة في المنظمة ويقصد بها الأجهزة والآلات ، الى جانب تحقيق أقصى أستفادة من مهارات العاملين ، وتنظيم العمل وتصميمه وأستغلال كل الفرص لزيادة الكفاءة الأنتاجية ، فمثلاً يتم توجيه إنجاز الأعمال التي تعطي إنتاج أكثر وجودة أكبر من خلال اللآلات ليتم عملها بالآلات وليس يدوياً من قبل العاملين ، والعكس صحيح .

أهميتة تصميم العمل

توفر عملية تصميم العمل عدة عائدات مادية ومهنية بالنسبة للمنظمة كما توفر عائداته حوافز نفسية  وسيكولوجية بالنسبة للعاملين ، يمكن إيضاحها بما يلي :

1- توفير الوقت اللآزم والمناسب لأخذ الراحة وأستعادة النشاط من قبل العاملين وذلك بسبب ترتيب الأعمال وجدولتها ضمن فترات زمنية منظمة ، وعدم ترك العاملين لحالات من الضجر والملل بسبب الفراغ ، أو حالات من ضغط العمل المتواصل .

2- توفير المزيد من النفقات التي تصرف على الطاقة إضافة الى التقليل من صرف مستلزمات القوة التشغيلية ، وذلك بسبب تصميم العمل بما يتناسب مع الطاقة الملائمة له ، فالعمل الذي يحتاج الى الطاقة الآلية سيصمم بالأداء بواسطتها ، والعمل الذي يحتاج للأداء العضلي سيصمم للأداء بواسطة العاملين ، وبهذا يتم تنظيم الطاقة المصروفة.

3- بما إن أوقات العمل وأداؤه قد تم تصميمها بشكل وفر المرونة في العمل ، لذا فإن ذلك سيجعل العاملين في إطار من الحرية لتنظيم وتوزيع جهودهم بشكل عادل وصادق بين ما يتطلبه العمل وبين ما تتطلبه تلبية حاجاتهم الشخصية ، وبالتالي فإن ذلك سيرفع من مستوى التصرف والسلوك والمسؤولية الشخصية للعاملين تجاه كل الواجبات.

4- بما إن الأعمال ستكون منظمة ضمن تصميم ملائم ومتطابق مع الطاقة المقابلة له والمصروفة من قبل الموظف أو العامل فإن ذلك سيجعل إنجاز العمل واضحاً خلال الزمن المؤدى به مما يشعر العامل أو الموظف بالرضا عن أداءه .

5- إن تصميم العمل قد سمح للعاملين على الحصول على الأعمال التي يرغبون في أداؤها ، والتي تتوافق مع طموحاتهم ودوافعهم وأمزجتهم ، وبالتالي فإن من أحب عملاً أداه بكفاءة ، وستكون النتائج مرضية نتيجة ذلك للعاملين والمنظمة بسبب زيادة الكفاءة والسرعة الأنتاجية.

هيكل الموظف

يشير هيكل الموظف الى يعتمد هيكل الموظف على مجموعة المهارات والخبرة التي يحصل عليها الفرد من خلال تاريخه في الوظيفة وممارسته الأعمال المختلفة ضمن هذه الفترة الزمنية التي قضاها في العمل ، إضافة الى مكونات الوظيفة التي تناسبه وما تحتويه من مسؤوليات والتزامات يمكن للموظف تأديتها بجدارة ، ويمر الموظف بعدة تنقلات وظيفية نتيجة الترقية بشكل تصاعدي  أو التنقل الوظيفي بشكل أفقي والذي تحتمه عليه مصالح العمل ضمن الهيكل التنظيمي في المنظمة ، ويبدأ الموظف باكتساب الخبرة والمهارة منذ تعيينه لأول مرة في الوظيفة ولغاية إحالته الى التقاعد وترك الخدمة الوظيفية ، وإن من العوامل المهمة التي تتحكم بعدد التنقلات أو الترقيات هي المؤهلات والمستوى المعرفي والفني  ، التي حصل عليها الفرد بمرور الزمن.

وتقوم المنظمة بتصميم المسار الوظيفي للفرد منذ بداية التعيين في المنظمة وحسب مسارات العمل المتوفرة ، وذلك ليتمكن حينها من توقع المسار الوظيفي الذي سيمر به عند أستمراره بالعمل في المنظمة . وبهذا فإن من أهم العوامل المتحكمة في مسار أو هيكل الموظف هي :

1- المستوى العلمي والمؤهلات التي يمتلكها الفرد مثل الشهادات الدراسية .

2- مجموع الخبرات والمؤهلات الشخصية .

3- القدرة الشخصية على تطوير الذات وليس بالأعتماد على المنظمة.

4- الأمكانيات الوظيفية المتوفرة في المنظمة والتي تساعد على تأهيل الموظفين الى مستويات أعلى .

ويتم تصميم مسارات الخدمة الوظيفية في المنظمة من خلال ثلاثة مجالات رئيسية هي :

1- المجال الفني التخصصي : وهو الذي يشمل الوظائف الفنية غير الإدارية ضمن تخصص الهندسة أو الكيمياء أو الفيزياء أو الحاسبات وغيرها.

2- المجال الإداري الرئاسي : وهو الذي يشتمل على الوظائف الإدارية الرئاسية .

3- المجال الوظيفي المزدوج : وهوالذي يشتمل على الوظائف التي تجمع بين العمل الفني والإداري.